SECRETAIRE DE DIRECTION

Conditions

Vous êtes à la recherche d’un milieu de travail chaleureux où la dimension humaine est au cœur de l’organisation! Joignez-vous à eux!

Responsabilités :

* Faire un suivi quotidien des appels téléphoniques, courriels et télécopies.
* Ouvrir, trier et assurer le suivi du courrier.
* Opérer un traitement de texte et autres applications bureautiques usuelles selon les règles reconnues afin de produire des lettres, rapports, tableaux et autres documents.
* Organiser et coordonner les réunions de divers comités.
* S’assurer de préparer et d’effectuer l’envoi des différents documents aux membres de divers comités avant leurs réunions.
* Dresser les procès-verbaux du comité de régie, du conseil d’administration, de l’assemblée des gestionnaires et s’assurer du cheminement des différentes décisions aux instances concernées.
* Relire et corriger les politiques et procédures générales de chacune des directions de l’établissement et assurer la mise à jour du répertoire.
* Assurer le classement (papier et informatisé) et la conservation des différents documents et dossiers du département, selon les règles du calendrier de conservation.
* Effectuer toutes tâches administratives à la demande de la directrice générale.
* Mettre en page un bulletin interne trimestriel (4 pages).
* Coordonner la production du rapport annuel de l’établissement.
* Apporter un support administratif à la commissaire aux plaintes et à la qualité des services.

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Compétences recherchées 

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* Détenir un Diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEC, DEP) un atout
* Avoir 5 années d’expérience à un poste similaire
* Posséder une excellente grammaire française et maîtriser les outils en bureautique (MS Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Démontrer les habiletés nécessaires pour la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux
* Capacité de synthèse et de rédaction de textes
* Capacité d’organisation, d’initiative et d’innovation
* Capacité de travailler en équipe et de communiquer de façon harmonieuse et efficace avec les clients, les gestionnaires et le personnel, et ce, dans le respect de la confidentialité
* Autonomie, (Parler et écrire l'anglais est un atout).