ASSISTANTE DE DIRECTION

Dès le processus d’embauche, nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle dans lequel tout le monde peut s’épanouir. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées ainsi que toute autre personne souhaitant contribuer à bâtir un environnement de travail inclusif et diversifié à postuler.

La personne retenue devra organiser l’ensemble des réunions et rencontres relevant de son gestionnaire, assurer la liaison avec les membres des divers comités et voir à la production de l’agenda des réunions. Elle assurera la gestion de l’agenda de son ou sa gestionnaire et verra à la production des différents rapports que la direction du service doit déposer auprès de diverses instances. Elle devra également planifier, coordonner et assurer l’exécution du travail administratif et clérical du service.

Tâches et responsabilités :

Organiser l’ensemble des réunions et rencontres relevant de son ou sa gestionnaire: 

• Gérer l’agenda des réunions des divers comités de travail relevant de son ou sa gestionnaire.

• Préparer les ordres du jour et les acheminer aux membres des comités.

• Assister, au besoin, aux réunions, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises.

• Assister les membres des comités.

• Organiser les rencontres en personne et les conférences téléphoniques ou virtuelles.

• Effectuer la collecte d’information et la saisie de données dans diverses bases de données.

• Assurer les liens relatifs à l’organisation logistique des réunions.

• Élaborer le plan de travail, apporter un soutien logistique, coordonner les invitations et les inscriptions et s’assurer que les tâches sont réalisées dans les délais prescrits.

• Négocier et conclure des ententes de services hôteliers et de traiteurs.

• Agir à titre de personne-ressource auprès des membres des différents services.

Gérer l’agenda de son ou sa gestionnaire et coordonner ses activités de déplacements 

• Tenir à jour le réseau de contacts de son ou sa gestionnaire.

• Communiquer avec les diverses instances de l’interne et de l’externe.

• Fixer les rencontres et autres activités pour son ou sa gestionnaire.

• Planifier et préparer les documents pour les rencontres.

• Effectuer des réservations des billets d’avion et autres transporteurs ainsi que d’hôtel selon les déplacements de son ou sa gestionnaire.

Planifier, coordonner et assurer l’exécution du travail administratif du service ; 

• Produire l’allocation de dépenses de son ou sa gestionnaire et assurer le suivi des allocations de dépenses de l’ensemble des employé(e)s du service.

• Ouvrir et distribuer le courrier de l’ensemble des employés du service et assurer le suivi de la correspondance du service.

• Rédiger et réviser des lettres, rapports, lignes directrices et autres documents.

• Produire les rapports que la direction de son service doit déposer à l’équipe de direction, aux différents comités de travail ou à certaines directions du siège social dans le domaine d’expertise du service.

• Planifier les besoins en matériel et fournitures de bureau et s’assurer que les commandes soient faites auprès des services concernés.

• Planifier, concevoir et mettre en place un système de classement et d’archivage des documents du service.

• Gérer l’information qui doit être placée sur l’Infosite et l’interface Web du service.

• Coordonner les envois massifs de courriels avec les équipes marketing du siège social et des divisions.

• Planifier les tâches administratives à être exécutées pour l’ensemble du service, organiser et répartir les tâches aux employés administratifs du service et s’assurer qu’elles sont réalisées.

• Collaborer à l’accueil et l’intégration, l’initiation à la tâche et au suivi hebdomadaire des employés administratifs.

• Avoir une bonne connaissance dans les Ressources humaines un atout

Profil recherché:

• Formation de niveau collégial préférablement en bureautique. Toute autre combinaison de formation et d’expérience pourrait être jugée pertinente.

• Expérience pertinente d’au moins trois ans dans un rôle de soutien à un conseil d’administration ou comité de travail.

• Expérience pertinente en coordination d’événements.

• Expérience pertinente d’au moins trois ans en coordination et planification du travail administratif au sein d’un service.

• Expérience au sein d’une entreprise industrielle d’au moins trois ans serait un atout.

• Habiletés marquées pour la communication verbale et écrite.

• Bilinguisme français/anglais.

• Excellente connaissance et expérience pratique des outils informatiques de la gamme MS Office.

• Connaissance de Microsoft Dynamics AX, un atout.

• Excellent sens de la planification, de l’organisation et souci du détail.

• Solides habiletés en gestion de temps et des priorités.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.

• Capacité à travailler en équipe.

• Entregent et grande discrétion.

• Sens aigu du service à la clientèle.

• Disponibilité lors d’interventions d’urgence locales et internationales.

Conditions de travail :

• Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature. Les personnes qui ne sont pas citoyennes ou résidentes permanentes du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d’occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. 

• Si votre candidature est retenue pour ce rôle, vous devrez réussir le processus de présélection et vous soumettre notamment à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.

• ​

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez-nous en informer dès que possible. Nous traiterons en toute confidentialité l’information reçue au sujet des demandes d’adaptation.